NEW YORK -Het begint met een post-it noot gekrabbeld met een herinnering. Dan een chocoladereep die je waarschijnlijk later zult eten. Een extra oplaadsnoer of twee vinden hun weg naar de mix, samen met een laptop, een map vol projecten, een lanyard van een recente conferentie en een toestemmingsslip die van school naar huis wordt gestuurd.
En al snel wordt de stapel dingen op je bureau die opzij worden gezet voor later een gigantische, overweldigende stapel.
Aanbevolen video’s
De chaos van het moderne leven en het gemak van het verzamelen van goedkope items via online winkelen hebben bijgedragen aan een overvloed aan rommel. Dat is waar in thuiskantoren en traditionele werkplekken. En die kloppende misplaatste bezittingen kunnen onze mentale middelen aftappen, ons afleiden van het werk en onze productiviteit naar beneden slepen.
“Rommel vermindert onze bandbreedte. Het heeft een negatieve invloed op onze perceptie van onze omgeving of onszelf,” zei Marietta van den Berg, psychiater en medisch directeur van het Surrey Memorial Hospital in British Columbia. “Het beïnvloedt of we goede keuzes maken of niet. En het beïnvloedt zelfs onze niveaus van stress en onze slaapniveaus.”
Onderzoekers van UCLA ontdekten dat vrouwen die met een hoge dichtheid van huishoudelijke objecten leefden, een hoge niveaus van het stresshormooncortisol hadden.
Omdat huishoudens en werkplekken beginnen met het reinigen van de voorjaars, is het mogelijk om rommel te verminderen en meer mentale vrede te vinden.
“De dingen circuleren al te gemakkelijk in ons leven. We hebben een competitief plan nodig voor dingen om te laten circuleren,” zei Matt Baier, eigenaar van Matt Baier organiseren in Stamford, Connecticut. “Een goed voorbeeld daarvan is kopen op Amazon. Het is zo gemakkelijk. Kaders komen binnen. We hebben zoveel huizen die net zijn opgestapeld met dozen, geopend en ongeopend, dingen die moeten worden geretourneerd, dozen die moeten weggooien.”
Een stapel uitgestelde beslissingen
Er zijn veel redenen waarom we rommel verzamelen. Soms weten we niet waar we moeten doen wat in onze handen is geland. Andere keren vertegenwoordigt een paper een taak – of het nu gaat om een factuur of een telefoongesprek voert – die we niet meteen kunnen aanpakken.
“Rommel is eigenlijk gewoon een uitgestelde beslissing of actie,” zei Van den Berg. “Het zijn dingen die we oppakken en neerleggen. Dus we nemen geen beslissing over dat stuk papier op je bureau, of dat boek.”
Een minuut nemen om een item op de juiste plaats op te zetten, kan op de lange termijn tijd besparen. Het papier dat een telefoongesprek vereist, kan in een bak gaan met het label ‘Actie -items’.
“Als alles chaotisch is en je niets kunt vinden, breng je niet je beste zelf om te werken,” zei Renee Brown, eigenaar van Renee Brown Organizing, gevestigd in Minneapolis.
Tijd maken voor het opruimen
Een rommelige werkruimte kan intimiderend zijn. Maar je hoeft het niet allemaal in één dag aan te pakken, zei Brown. Het verbinden van kleine opruimsessies in de loop van een week of maanden kan een verschil maken.
“Kijk naar je schema. Kun je 15 minuten of 30 minuten vinden en het blokkeren?” Vroeg Brown. Als je meer tijd hebt, breng dan een uur door. Stel een timer in en kijk hoeveel u kunt worden gedaan, adviseerde ze.
Sommige werkplekken zijn tijd opzij voor werknemers om hun bestanden op te dekken en inboxen te e -mailen wekelijks of driemaandelijks, zei Jenny Albertini, eigenaar van Decluttered door Jenny, die werkt met individuele en zakelijke klanten.
“Het is OK om een uur per week door te brengen of waar je ook nodig hebt om je inboxen op te banen, je bestanden te organiseren,” zei Albertini. “Het hebben van die tijd gepland is wat ervoor zorgt dat mensen zich verantwoordelijk voelen.”
Werknemers kunnen zich verzamelen op Zoom om elkaar te ondersteunen tijdens het uitlopend, zei ze.
Begin met sorteren
Veel professionele organisatoren stellen voor om samen objecten van dezelfde categorie te sorteren. Op die manier kun je zien hoeveel van elke groep je hebt en laat je extra’s los. Na het verzamelen van kantoorbenodigdheden, merkt u misschien dat u meer nieters hebt of koorden oplaadt dan u ooit nodig hebt.
En met het volledige plaatje zei Albertini: “We kunnen plotseling zeggen:” Oh, ik wist niet dat ik extra pennen bleef kopen, omdat sommigen in deze lade zaten, en sommige waren voorbij in deze beker, en sommige zaten in die boodschappentas op de vloer. “
Baier, die strategieën op het gebied van opruimen op YouTube demonstreert, beveelt aan om op een schoon oppervlak te sorteren, zoals een vouwtafel. Stel bakken op voor afval, recycling en papieren om te versnipperen. Bankersboxen zijn handig om te sorteren en u kunt ze labelen met plaknotities voor categorieën zoals elektronica, kantoorbenodigdheden en bewakingen, zei hij.
Label één doos “elders” voor items die in een andere kamer horen; Maar verspreid ze later zodat je niet afgeleid wordt, zei Baier.
Nadat u items in categorieën hebt gesorteerd, gaat u door elke doos om te elimineren wat u niet nodig hebt.
Stapels papieren aanpakken
Overweeg bij het geconfronteerd met een massa papierwerk of u wettelijk verplicht bent om bepaalde bestanden te bewaren en vraag vervolgens: “Wanneer was de laatste keer dat u dit document gebruikte?” Zei Albertini.
“Heb je er iets aan de hand dat je weet dat je het nodig hebt? Is deze harde kopie de enige? Zou je je werk of taak kunnen doen als je dit niet meer had?” zei ze.
Baier beveelt aan om papieren in vier groepen te verdelen: bestanden uitvoeren, waarop u moet handelen; zittende bestanden, waartoe u regelmatig toegang moet krijgen; Slaapbestanden, die u moet houden voor het geval dat maar op afstand kan opslaan; en dode bestanden, die u niet meer nodig heeft.
“Bepaal waarom u de bestanden behoudt, want als u duidelijk bent over waarom u iets bewaart, neemt het u mee naar waar het zou moeten gaan,” zei Baier.
Met een opdrachtsysteem met papieren op zijn plaats, kunt u het jaarlijks herhalen en het zou slechts ongeveer 20 minuten moeten duren, zei hij.
Digitale opruiming
Wanneer u digitale bestanden organiseert, neemt u dezelfde aanpak als papier: sorteer in categorieën en verminder dan. Werk in korte tijd om beslissingsvermoeidheid te voorkomen, zei Albertini.
“We willen echt items dedupliceren of het aantal dat je hebt, dat echt niet zo speciaal is,” vermindert, “zei Albertini.
Met presentaties, verwijder de concepten en bewaar het eindproduct. Als u foto’s van een evenement hebt, kies dan de beste twee of drie en verwijder de rest. Stel jezelf met e -mail af: “Zal ik deze e -mail opnieuw nodig hebben om mijn klus te klaren? Zal het kennis of motivatie bieden voor toekomstig werk?” Als het antwoord nee is, verwijder het, zei Albertini.
In sommige e -mailprogramma’s kunt u automatisch e -mail verzenden van een specifieke klant of team naar een map. Als je duizenden ongelezen e -mails hebt, kun je die aan het einde van het jaar naar een digitaal archief verplaatsen, zei Brown.
Denk na voordat je koopt
Een voor de hand liggende manier om de rommel op kantoor te verminderen, is om minder dingen te kopen. Het kan verleidelijk zijn om ladeschepen of laden te kopen om pennen en schaar te organiseren. Maar een andere route is om kartonnen iPhone- of wenskaartboxen opnieuw te gebruiken.
“Je hoeft geen dure items te krijgen,” zei Brown. “Laten we vinden wat je al in huis hebt en het in plaats daarvan gebruiken.”